یکی از مهم‌ترین وظایف مشاورین املاک، احراز مالکیت است یعنی باید قبل از تنظیم قرارداد با بررسی اسناد و مدارک مورد معامله، از قابل استناد بودن اسناد و مالک بودن فروشنده، اطمینان حاصل کنند.
در کشور ما اسنادی که مالکیت فروشنده را اثبات می کنند، بسیار متنوع هستند و لازم است مشاورین املاک با انواع سندها و نحوه بررسی، استعلام اسناد ملکی و معامله آنها آشنایی کامل داشته باشند تا در مواقع لزوم از آنها استفاده کنند.
بررسی مالکیت و استعلام اسناد ملکی از جمله مواردی هستند که هرگونه اشتباه و سهل انگاری در آنها، می تواند برای طرفین قرارداد و مشاورین املاک بسیار گران تمام شود. در این مقاله با مجله سامان ملک همراه باشید تا به طور کامل به تعریف انواع اسند ملکی و نحوه بررسی و استعلام آنها پرداخته شده است.
اسناد معتبر برای اثبات مالکیت فروشنده
در قوانین ایران هم اسناد عادی و هم اسناد رسمی می توانند مالکیت فروشنده را اثبات کنند و مشاورین املاک می توانند با استناد به هر یک از این اسناد اقدام به تنظیم قرارداد نمایند. اسناد رسمی مزایای بیشتری نسبت به اسناد عادی دارند و معامله با این اسناد ریسک کمتری دارد چرا که اسناد رسمی توسط مراجع رسمی صادر می شوند و به هیچ عنوان قابل انکار نیستند.
همچنین سابقه ای از اسناد رسمی در مراجع مربوطه وجود دارد که می توان با استعلام اسناد ملکی از آن مراجع، از اصالت و جعلی نبودن آنها اطمینان حاصل کرد.
نمونه‌هایی از اسناد عادی: مبایعه نامه‌های تنظیم شده در دفاتر املاک و خارج از دفتر املاک، سندها و قراردادهای تعاونی ها، سندهای شورایی (که توسط شورای محل مهر می شوند)، بنچاق‌های قدیمی (که توسط علمای دینی، بزرگان و ریش سفیدان محل مهر می‌شوند)، سند نسق زراعی1
نمونه هایی از اسناد رسمی: سند تک برگ، سندهای منگوله دار2، وکالت نامه‌های رسمی
- سند سنق زارعی: سندی است که در قدیم، به کشاورزی که اقدام به زارعت می‌کرد در قبال حق آبادانی به وی داده می شد.
- سندهای منگوله دار : سندهای دفترچه‌ای که با نخ و سرب پلمپ می‌شوند}
استعلام سندهای تک برگ و منگوله دار
مهم ترین دلیل استعلام اسناد ملکی رسمی قبل از انجام معامله، بررسی جعلی نبودن، بازداشت نبودن و رهنی نبودن آن سند است. برای استعلام سندهای دفترچه ای و منگوله دار حتماً باید به یکی از دفاتر اسناد رسمی یا اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه شود.
اما برای سندهای تک برگ علاوه بر موارد فوق، امکان استعلام از طریق سایت سازمان ثت اسناد و املاک به نشانی my.ssaa.ir وجود دارد.
برای استفاده از این سایت باید به منوی «املاک و کاداستر1» مراجعه شود و بعد از انتخاب گزینه «تصدیق اصالت سند»، اطلاعات سند در آن وارد شود تا نتیجه استعلام اسناد ملکی به صورت آنلاین نمایش داده شود.
1. کاداستر نوعی سیستم اطلاعاتی و نقشه برداری است که شامل جزئیات املاک اعم از موقعیت، وضعیت هندسی، وضعیت حقوقی و غیره است و به سندهای تک برگ سند کاداستری هم گفته می شود.
بیشتر بخوانید: هزینه سند زدن خانه در معاملات ملکی
استعلام وکالت نامه های فروش
برای استعلام وکالت نامه‌های قدیمی، حتماً باید به دفترخانه تنظیم کننده آن وکالت نامه مراجعه شود اما در مورد وکالت نامه‌های جدید که رمز تصدیق دارند می‌توان از طریق سایت my.ssaa.ir صحت و اعتبار وکالت نامه را بررسی نمود.
همچنین برای استعلام وکالت نامه‌های تنظیم شده در خارج از کشور، می‌توان از سامانه میخک مربوط به وزارت خارجه استعلامات لازم را انجام داد.
استعلام سندهای قولنامه ای
در اصطلاح عامیانه به مبایعه نامه، قولنامه نیز گفته می‌شود بنابراین منظور از سندهای قولنامه‌ای همان سندهای مبایعه نامهای هستند که جز اسناد عادی محسوب می‌شود.
سندهای قولنامه‌ای معمولاً در جایی ثبت نمی‌شوند و عملاً امکان استعلام اسناد ملکی آنها وجود ندارد اما با روش‌هایی که در ادامه عنوان خواهد شد، می‌توان تا حدودی از اصالت و صحت آنها اطمینان حاصل نمود:
- علت قولنامه‌ای بودن ملک بررسی شود (دلایل مختلفی اعم از نبود سند مادر و سابقه ثبتی، تخلفات شهرداری، تفکیک غیرمجاز، کاربری غیرمجاز و غیره موجب می‌شود تا یک ملک به صورت قولنامه‌ای خرید و فروش شود که در وهله اول دانستن دلیل آن، می‌تواند بسیاری از مسائل را روشن نماید).
- بررسی شود که مالک چند سال در آن ملک تصرف داشته است.
- سلسله قولنامه‌های قبلی ملک بررسی شود تا به صورت پیوسته و پشت سر هم به سند اصلی برسد.
- با فروشنده‌های قبلی آن ملک تماس گرفته شود تا اطلاعاتی در مورد شرایط آن ملک به دست آورده شود.
- به توضیحات قولنامه‌های قبلی توجه شود تا موارد مهم در خصوص ملک و شرایط معاملات قبلی مشخص شود.
- بررسی شود که فروشنده، به عنوان خریدار قبلی، به تعهدات خود در آن قولنامه عمل کرده باشد.
- اگر در سلسله قولنامه‌های قبلی مهر املاک، شورا یا روحانی وجود دارد وضعیت ملک از آن افراد استعلام شود.
- از اسامی آشنایی که در بین خریداران، فروشنده‌ها و شهود قولنامه‌های قبلی وجود دارد در مورد ملک تحقیق شود.
- از همسایه‌ها و کسبه‌های نزدیک ملک مورد نظر در مورد وجود یا عدم وجود معارض برای آن ملک تحقیق شود.
- در مورد خصوصیات اخلاقی و شخصیت اجتماعی خود فروشنده تحقیق شود تا معلوم گردد فروشنده سوء سابقه دارد یا به حسن شهرت معروف است.
- از شهرداری در خصوص عقب نشینی، خلافی و کاربری ملک استعلام شود.
- در مورد زمین‌های روستایی از دهیاری و بنیاد مسکن شهرستان استعلام شود.
- در مورد زمین‌های خارج از محدوده شهری، از اداره جهاد کشاورزی و منابع طبیعی استعلام شود.
بیشتر بخوانید: غش در معامله ملک چیست و چه حکمی دارد؟
نکته: در معاملات قولنامه‌ای ممکن است تعدادی از سلسله قولنامه‌های قبلی یک ملک به دلایلی وجود نداشته باشد که در این صورت، مشاورین املاک می‌توانند قرارداد را با استناد به آخرین مبایعه نامه که نام فروشنده است تنظیم نمایند و مشکلی به لحاظ قانونی برای آنها وجود ندارد.
اما توصیه می شود در این معاملات نهایت دقت و بررسی‌ها انجام شود چرا که نبود برخی از سلسله قولنامه‌های قبلی، می‌تواند بعداً خریدار را با مشکلاتی مواجه کند. مشکلاتی مانند پیدا شدن معارض برای آن ملک یا مشکلات ثبتی در تبدیل قولنامه به سند رسمی.
سند مشاع و نحوه استعلام آن
به ملکی که بیش از یک نفر مالک داشته باشد، ملک مشاع و به سند آن، سند مشاعی گفته می‌شود. مثلاً آپارتمانی را در نظر بگیرید که سه شریک دارد و هر کدام از شرکا، سند دو دانگ دارند یا یک زمین قولنامه‌ای را در نظر بگیرید که دو نفر شریک دارد.
ملک مشاع ممکن است سند عادی و سند رسمی داشته باشد که بسته به رسمی بودن یا عادی بودن سند می‌توان مطابق گفته های قبلی، استعلامات لازم را انجام داد.
سند تعاونی و نحوه استعلام آن
معمولاً گروه خاصی از افراد (مثلاً کارمندان یا ارگان دولتی و خصوصی)، به منظور رفع نیاز مسکن خود، شرکت هایی را در قالب شرکت تعاونی مسکن تأسیس می نمایند که این شرکت‌ها با آورده اعضا، اقدام به خرید زمین های بزرگ و تفکیک آنها یا ساخت آپارتمان برای اعضا می نمایند و قطعات و آپارتمان‌های ساخته شده را با قرارداد خود شرکت به فروش می رسانند که به این قراردادها، سند تعاونی یا قرارداد تعاونی گفته می‌شود.
این قراردادها جزء اسناد عادی محسوب می شوند و از آنجایی که امروزه کلاهبرداری های زیادی با این اسناد انجام می شود، لازم است قبل از انجام معامله، اصالت و اعتبار این اسناد به صورت زیر مورد بررسی قرار گیرد.
- معمولاً شرکت‌های تعاونی از نام ارگان‌های دولتی و خصوصی در پسوند و پیشوند اسم شرکت استفاده می‌کنند اما باید توجه نمود که اعتبار این شرکت‌ها هیچ ارتباطی با خود آن ارگان‌ها ندارد و صرفاً کارمندان آن ارگان اقدام به تأسیس شرکت نموده‌اند پس نباید فریب نامهای بزرگ این تعاونی‌ها را خورد.
- از طریق سایت ilenc.ssaa.ir باید شرکت تعاونی مربوطه استعلام شود تا مشخص شود آیا چنین شرکتی وجود دارد یا خیر.
- سابقه و اعتبار شرکت تعاونی مربوطه و ساختمان‌هایی که قبلاً توسط آنها ساخته شده است، بررسی شود.
- متن قرارداد تعاونی به دقت مطالعه شود تا مشخص شود آیا واگذاری آن زمین یا آپارتمان قطعی است یا شرط و شروطی در آن وجود دارد. بررسی نکردن این موضوع می‌تواند خریدار بعدی را دچار مشکلات فراوانی کند.
- قبل از پرداخت ثمن معامله باید بدهی‌های فروشنده به تعاونی مربوطه مشخص شود. برای این کار می‌توان مستقیماً از تعاونی مربوطه یا از طریق یکی از دفاتر اسناد رسمی، اقدام به استعلام اسناد ملکی نمود.
سند اوقافی و نحوه استعلام آن
قبل از معامله ملک‌های اوقافی، باید میزان بدهی‌های احتمالی به متولی مربوطه، استعلام شود. معمولاً نام متولی در اجاره نامه زمین، قید می‌شود اما در صورتی که متولی یک ملک اوقافی مشخص نباشد می‌توان به سازمان اوقاف مراجعه و اسامی افراد یا بقاع مترکه‌ای که در آن منطقه دارای موقوفه هستند پیدا و این طریق متولی آن را شناسایی کرد.
زمین‌های ملی و نحوه استعلام آنها
اراضی ملی، زمین هایی هستند که به سازمان منابع طبیعی یا اداره مسکن و شهرسازی به نمایندگی از دولت تعلق دارند. این اراضی ممکن است در داخل یا خارج از محدوده شهری قرار گرفته باشند. برای تشخیص ملی بودن زمین‌ها، در داخل محدوده شهری باید از اداره مسکن و شهرسازی آن شهر و در خارج از محدوده شهری، باید از اداره جهاد کشاورزی و منابع طبیعی آن منطقه استعلام گرفته شود.
امروزه در اکثر شهرها، برای استعلام اسناد ملکی در این مورد نیاز به مراجعه حضوری به ادارات مربوطه نیست و می‌توان این کار را از طریق دفاتر پیشخوان دولت انجام داد.
ملک ورثه‌ای و نحوه معامله آن
طبق قانون، زمانی که صاحب یک ملک فوت می‌شود، مالکیت آن ملک از شخص فوت شده به وراث او منتقل می‌شود که به این ملک‌ها، ملک‌های ورثه‌ای گفته می‌شود. اکثر ملک‌های ورثه‌ای مشاع هستند چرا که معمولاً تعداد ورثه‌ها بیش از یک نفر هستند.
ملک‌های ورثه‌ای می‌توانند سند رسمی یا سند عادی داشته باشند و بسته به نوع سند باید مطابق گفته‌های قبلی استعلام شوند اما علاوه بر این استعلام‌ها، در معامله ملک‌های ورثه‌ای، باید مدارک دیگری هم بررسی شوند که عبارت‌اند از: گواهی انحصار وراثت، مفاصا حساب مالیات بر ارث و وصیت‌نامه
- گواهی انحصار وراثت: به گواهی گفته می شود که به درخواست یکی از وراث و توسط دادگاه صادر می شود و در آن، اسامی وراث متوفی و سهم الارث هر کدام از آن ها قید می می شود.
- مفاصا حساب مالیات بر ارث: طبق قانون، وراث مکلف‌اند حداکثر تا شش ماه بعد از فوت شخص، اظهارنامه مالیات بر ارث را به اداره مالیات ارائه نمایند تا با توجه به دارایی‌های متوفی، مالیات او پرداخت شود و مفاصا حساب مالیاتی صادر شود اصلاحاً به این مفاصا حساب فرم 19 هم گفته می‌شود.
- وصیت نامه: هر فردی می‌تواند بدون رضایت سایر وراث، یک سوم اموال خود را از طریق وصیت نامه واگذار نماید، بنابراین باید قبل از معامله وجود هرگونه وصیت نامه از متوفی بررسی شود تا مشخص شود که آیا ملک مورد معامله به شخصی واگذار شده است یا خیر. در صورتی که وراث مدعی هستند وصیت نامهای وجود ندارد، توصیه می‌شود مشاورین املاک این اقرار آنها را در قرارداد ذکر نمایند.
مثال: وراث با امضای این قرارداد اقرار می‌نمایند وصیت نامهای از متوفی وجود ندارد و مسئولیت هرگونه ادعای خلاف واقع در این خصوص بر عهده آن‌هاست.
استعلام اسناد ملکی در معاملات پیش فروش
ممکن است در برخی مواقع، مشاورین املاک مجبور به تنظیم قرارداد پیش فروش شوند بنابراین باید روش‌های بررسی و استعلام اسناد ملکی شامل مدارک ساختمان‌های پیش فروش را بلد باشند تا در مواقع لزوم از آن استفاده نمایند.
به طور کلی معاملات پیش فروش به چهار حالت انجام می‌شود:
- فروشنده، هم سازنده آن ساختمان و هم مالک زمین آن ساختمان است.
- فروشنده، سازنده ساختمان است ولی مالک زمین شخص دیگری است و قرارداد مشارکت در ساخت بین سازنده و مالک زمین وجود دارد.
- فروشنده، مالک زمین است و سازنده شخص دیگری است و قرارداد مشارکت در ساخت بین سازنده و مالک زمین وجود دارد.
- شخصی که آپارتمان را از مالک یا سازنده پیش خریداری کرده است، قصد فروش آن را دارد.
در حالت اول باید سند زمین که بنام سازنده است مطابق روش‌های گفته شده استعلام شود تا مشخص شود که سند در رهن یا بازداشت نباشد علاوه بر آن باید اصل پروانه ساخت صادر شده، رؤیت و استعلام شود.
در حالت دوم و سوم، علاوه بر استعلام اسناد ملکی شامل سند زمین و پروانه ساخت، باید اصل قرارداد مشارکت در ساخت بین مالک و سازنده رؤیت شود تا هم سهم هر یک از آنها از ساختمان در حال احداث و هم اجازه فروش آنها بررسی شود، همچنین بهتر است در حالت دوم، مالک و در حالت سوم، سازنده به عنوان شاهد و مطلع قرارداد را امضا نماید.
در حالت چهارم علاوه بر استعلام اسناد ملکی سند زمین و پروانه ساخت، باید قرارداد پیش فروش بین فروشنده با سازنده (یا مالک) بررسی شود تا مشخص شود که آیا فروشنده به تعهدات خود در آن قرارداد عمل کرده است یا خیر. همچنین بهتر است سازنده و مالک در جریان این معامله قرار گیرند و به عنوان شاهد و مطلع آن را امضا نمایند.
معامله ملک با کپی برابر اصل
کپی برابر اصل در دفاتر اسناد رسمی به دو شکل انجام می‌پذیرد در حالت اول از اسناد ثبت شده در همان دفترخانه (مثلاً از وکالت نامه ای که قبلاً در آن دفترخانه تنظیم شده است) کپی تهیه شده و سردفتر اعتبار آن را تصدیق می‌کند که در این صورت این کپی، از اعتبار اصل سند برخوردار است.
در حالت دوم از اسناد و مدارکی که مراجعین ارائه می کنند، کپی تهیه می شود که در این حالت سردفتر صرفاً گواهی می نماید که کپی تهیه شده، مطابق با سند ارائه شده از جانب مراجعه کننده است و در این حالت دفترخانه رسمیت و اعتبار آن را تصدیق و گواهی نمی‌کند چرا که سردفتر در تنظیم سند یاد شده دخالتی نداشته است لذا ممکن است حتی شخصی سند جعلی به دفترخانه ارائه نماید و دفتر خانه آن را کپی برابر اصل کند و این به معنی تائید سند توسط دفترخانه نیست.
حتی در مواقعی ممکن است فروشنده قبل از فروش ملک خود، از اسناد آن کپی برابر اصل تهیه کرده و بعداً همان ملک را با کپی برابر اصل به چندین نفر دیگر بفروشد. یا قبل از بازداشت ملک و مهر خوردن سند، از آن کپی برابر اصل تهیه کند تا بازداشت بودن ملک را از خریدار پنهان نماید.
بنابراین مشاورین املاک در تنظیم قرارداد از روی کپی برابر اصل مدارک، باید احتیاط بیشتری به خرج دهند و قبل از استعلام اسناد ملکی و مطمئن شدن از اصالت سند نباید مبلغی به فروشنده پرداخت شود. مرکز معاملات آنلاین سامان ملک برای مشاوره تنظیم قرارداد می‌تواند به شما راهنمایی کنند.
